5 công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng

(Gia đình) - Việc phải dọn văn phòng sang nơi mới có thể gây không ít phiền toái như mất thời gian, ảnh hưởng đến công việc làm ăn của công ty và doanh nghiệp.

Tuy nhiên để hạn chế sự phiền toái trên việc khi chuyển văn phòng trở nên suôn sẻ bạn có thể tham khảo 5 công việc cần thực hiện sau đây.

5 cong viec can chuan bi khi chuyen van phong

1. Lên kế hoạch chuyển văn phòng:

Sau khi đã tìm được vị trí mới để chuyển đến, bạn nên lập nên một kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết giúp mọi việc được diễn ra thuận lợi. Việc lập kế hoạch không chỉ tiết kiệm được thời gian chi phí. Bên cạnh đó giúp phân chia và sắp xếp các công việc cần làm và có thể lường trước các khó khăn trong quá trình chuyển dọn và có phương pháp xử lý nhanh chóng nhất.

5 cong viec can chuan bi khi chuyen van phong

Nội dung cần có của một bản kế hoạch chuyển văn phòng gồm:

+     Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng như đăng ký thông tin địa chỉ công ty mới với cơ quan thuế, khai báo thuế,...

+      Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến khách hàng bằng email, điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,...

+      Tìm kiếm đơn vị vận chuyển văn phòng uy tín và chất lượng;

+     Lên bản thiết kế và trang trí nội thất của văn phòng;

+     Lên danh sách các đồ đạc nội thất, trang thiết bị văn phòng bổ sung hoặc thay thế;

+     Di chuyển các line điện thoại và internet về văn phòng để bố trí sẵn trước;

+     Phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban để việc chuyển văn phòng nhanh chóng. Đóng gói các loại hồ sơ giấy tờ quan trọng và các đồ đạc khác gọn gàng. Đồng thời ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn.

+      Tìm hiểu dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín để thay bạn chuyển văn phòng;

2. Ấn định thời gian để chuyển văn phòng:

Cần xác định được thời gian cụ thể chuyển văn phòng để tránh ảnh hưởng đến công việc. Bạn nên ưu tiên chọn thời gian nào để ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Những thời điểm lý tưởng nên là cuối tuần hoặc vào các tháng ít khách để cho không ảnh hưởng công việc bị gián đoạn.

3. Chuẩn bị và sắp xếp vật dụng chuyển văn phòng:

5 cong viec can chuan bi khi chuyen van phong

Chuyển văn phòng có quá nhiều đồ đạc, tài liệu, thiết bị vì vậy cần rất chú ý sắp xếp để chuyển đến văn phòng mới. Bạn nên chuẩn bị các thùng carton, túi nilon, xốp, giấy báo cũ, hay băng keo… đựng hồ sơ để thuận tiện cho việc sắp xếp một cách gọn gàng để tránh bị thất lạc.

Mặc dù bạn có thể thuê đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để làm tất cả công việc của bạn. Tuy nhiên để cẩn thận và mọi việc trở nên nhanh chóng thì mỗi nhân viên hãy tự đóng gói tài liệu và tài sản cá nhân, trên mỗi thùng có ghi nhãn đầy đủ tên nhân viên, phòng ban ngành nào để tránh việc nhầm lẫn cũng như thuận tiện trong quá trình sắp xếp. Những tài sản khác như máy tính, máy in, két sắt…cũng cần làm điều tương tự để công việc vận chuyển được thuận lợi.

4. Chuẩn bị chi phí chuyển văn phòng:

Sau khi đã lên các kế hoạch chuyển văn phòng, dựa vào các công việc cần thực hiện bạn nên chuẩn bị dự trù khoản kinh phí. Bạn nên tham khảo một số chi phí dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để có sự chuẩn bị trước. Ngoài ra bạn cũng nên dự trù một khoản kinh phí trong điều kiện có thể phát sinh thêm.

Xem thêm: dịch vụ chuyển nhà trọn gói giá rẻ

5. Hoàn trả mặt bằng cũ để chuyển đến nơi mới:

Sau khi hoàn thành tất cả công việc trên, bạn đã chọn được dịch vụ chuyển văn phòng uy tín thì hãy tiến hành dọn văn phòng về nơi mới theo thời gian đã ẩn trước. Đồng thời thanh lý chi phí tiền đã thuê mặt bằng cũ để tránh những ảnh hưởng sau này.

Trên đây là một số gợi ý cho bạn có thể tham khảo. Nếu điều kiện kinh tế cho phép bạn nên gọi cho công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Saigon Express. Với sự chuyên nghiệp và chất lượng về dịch vụ chuyển văn phòng hiện nay bạn sẽ hài lòng khi sử dụng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TMDV SÀI GÒN EXPRESS

Địa chỉ: Số 121, Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Phú Thuận, Quận 7, Hồ Chí Minh

Tel: (028) 3838 2238 - Hotline: 0939 176 176

Web: taxitaisaigon.vn

Email: info@taxitaisaigon.vn

  • Thanh Hà

Thứ Hai, 02/11/2020 10:12

Sự Kiện